¿Qué es el data governance?

El data governance tiene una influencia determinante en la calidad de los datos que maneja una organización. En la actualidad, cuando los datos sobre variables inherentes al negocio cobran mayor relevancia, es necesario establecer parámetros para administrar y tomar decisiones sobre éstos. También es necesario garantizar la unificación e integridad de esta información, eliminando los silos de datos y evitando su deterioro al pasar por diferentes usuarios.

En este contexto, un adecuado Data Governance nos permite consolidar bases de datos correctamente estructuradas y por lo tanto fiables. Por esta razón, conviene conocer en qué consiste este proceso y ampliar un poco más sobre su importancia en el ámbito corporativo.

Hacia una definición de Data Governance

En esencia, el Data Governance (DG) consiste en la gestión eficiente de los datos obtenidos por una empresa, apoyada en alineamientos y procedimientos establecidos. Mediante esta política, las organizaciones pueden regular internamente la disposición de la información por parte del personal y departamentos con acceso a ella. De esta manera, es factible mantener la coherencia de los datos, asegurar su uso correcto y facilitar su enriquecimiento.

Por esto, mientras mayor sea la capacidad de la organización para preservar la calidad y protección de sus datos, más provecho podrá sacar de estos. En este sentido, los propósitos generales del gobierno de datos son: definir y alinear las directrices y procedimientos de acción.

Con frecuencia, el Data Governance es confundido con la gestión de datos maestros (master data management o MDM). Esta última consiste en el proceso mediante el que se crea una serie de datos homogéneos en torno a clientes, proveedores y organizaciones relacionadas. Todos ellos procedentes de distintos sistemas TI.

Esta acción es básica para ayudar a mejorar la calidad de los datos, garantizando la exactitud y coherencia de los identificadores y otros elementos clave. Pero, además asegura que los datos relacionados a dichos entes sean precisos y mantengan su congruencia en toda la compañía. En realidad, el MDM forma parte vital de la estrategia de Data Governance.

Mejorar la calidad de los datos: objetivo del Data Governance

Cada vez más empresas se integran al actual entorno data-driven en virtud de la necesidad de captar muchos más datos. En esta perspectiva, debemos recordar que el objetivo de los datos es aportar valor y servir de base a la toma de decisiones cruciales. Precisamente porque estos permiten a las compañías conocer mejor a sus clientes y anticiparse a sus expectativas, otorgándoles gran ventaja en el mercado. Esta capacidad resulta crítica para el negocio, pues de ella dependerán el lanzamiento de nuevos productos y servicios o mejorar los existentes. Incluso influirán en la personalización de las ofertas y del marketing de forma acertada.

Lo cierto es que dichos datos provienen de canales físicos y virtuales: puntos de venta, página web, redes sociales, dispositivos con IA e IoT. Aparte de eso, vienen en formatos diferentes. En otros casos, pueden obtenerse mediante estudios y encuestas de consultores externos. A esto debemos agregar el requisito de procesarlos de manera correcta, manteniendo su calidad y seguridad, tarea nada fácil para las compañías. De allí la importancia de tener directrices para captar y transcribir nuevos datos, así como para unificar formatos y enriquecerlos. De tal modo que no resulten alterados y puedan ser empleados por los diferentes departamentos. Para esto, necesitamos un Data Governance bien articulado que nos guíe en tal propósito.

Importancia del Gobierno de Datos

Por el contrario, sin un Data Governance bien definido, la existencia de los silos de datos será común. Y con ellos, las incoherencias de datos entre distintas áreas de una empresa serán muy frecuentes. En consecuencia, la disposición de aspectos tan básicos como nombres, emails y direcciones de clientes será distinta en las áreas de ventas, logística y soporte al cliente. De entrada, esto ocasiona pérdidas como las derivadas de las devoluciones de pedidos y entregas con retraso por direcciones defectuosas o incorrectas.

Peor aún resultan las dificultades para integrar tales datos y la afectación negativa en la analítica del Business Intelligence, haciéndolo impreciso. Por si fuera poco, un Data Governance deficiente dificulta el cumplimiento de las normativas de privacidad y protección de datos. Y ya sabemos que cualquier problema en este sentido puede ponernos en aprietos frente al RGPD de la Unión Europea.

¿Cómo implementarlo de forma eficiente?

En realidad, establecer un Data Governance eficiente podría requerir de asesoría externalizada en algunos casos. Sin embargo, es relevante que conozcas los pasos básicos para implementar este proceso.

Definir a los responsables del gobierno de datos

Idealmente, las responsabilidades de un gobierno de datos deberían ser asumidas por:

• Un Chief Data Officer (CDO) o director de datos, quien impulsará y supervisará la implementación del proceso. Entre sus funciones está asegurar la aprobación del programa y la disponibilidad de los recursos y del talento humano requerido para llevar adelante el proyecto.

• Un equipo de gobierno de datos, liderado por un manager. Este grupo trabajará en el programa a dedicación exclusiva, coordinándolo, dirigiendo reuniones de tareas y sesiones de capacitación. Asimismo, se ocupará del rastreo de métricas y de administrar la comunicación interna. Aunque no toma decisiones finales en cuanto a alineamientos y estándares.

• Un comité de Data Governance que apruebe las disposiciones esenciales del programa de gobierno de datos, así como sus políticas y directrices. En fin, de todo lo que regirá en torno al acceso y uso de la información.

• Además, los administradores de datos, que estarán pendientes de mantener en orden el conjunto de datos. De igual forma, harán que los usuarios finales de la información cumplan la normativa aprobada.

Identificar los grupos de usuarios de los sistemas y estructurar los equipos

En esencia, se trata de determinar quiénes están a cargo de los diferentes activos de datos de la organización. Luego, se les motivará a participar en pleno o mediante delegados en el programa. A partir de allí, el CDO creará la estructura, estableciendo los diferentes equipos ya nombrados.

Desarrollo del programa de Data Governance

Como lo indica el subtítulo, es la documentación, estudio, discusión y aprobación de las directrices del gobierno de datos. De forma paralela, se establecerán los mecanismos para asegurar el cumplimiento de la normativa por parte de todos los usuarios. Más aún, deben definirse los controles y auditorías pertinentes para evaluar la marcha del proceso.

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