¿Qué son los silos de datos y cómo evitarlos?

¿Los silos de datos son comunes en tu empresa? ¡Cuidado! Estas estructuras pueden afectar de forma negativa el funcionamiento y las operaciones de tu negocio haciendo que pierda prestigio y credibilidad. De hecho, si no cuentas con una adecuada política de gestión de la información, estos repositorios proporcionarán datos sin calidad, duplicados o incorrectos.

En consecuencia, las pérdidas de oportunidades de ventas y la migración de clientes descontentos, entre otros problemas, estarán a la orden del día. Si quieres identificar y evitar esta anomalía a tiempo, para evitar perjuicios significativos dentro de tu compañía, sigue leyendo este post.

¿Qué son los silos de datos?

En esencia, los silos de datos son inventarios de información que administran distintos departamentos de una empresa, con independencia del resto de áreas de la misma. Inicialmente, dichos stocks sirven para mantener protegida la información que genera una organización, evitando la fuga de datos y el uso indebido de los mismos. Incluso pueden acelerar las respuestas para múltiples tareas y aplicaciones, ayudando a resolver las operaciones de una manera más simple.

Sin embargo, esta gestión aislada de datos con distintos criterios y recursos, por ejemplo, de un mismo cliente, pueden generar confusión. En la mayoría de los casos, cada departamento administra una información distinta, más o menos completa y muchas veces incorrecta. De allí que pueda provocar errores en los envíos, en la facturación, los cobros, la comunicación y hasta en el intento de personalizar las ofertas. Faltas que terminarán causando disgustos, inconformidad y desconfianza entre clientes actuales y potenciales. Razón suficiente por la que es mejor limitar o evitar estos almacenes independientes de datos.  

¿Por qué se producen?

A menudo, estos silos de datos son producto de la creación de registros con exceso de información en múltiples aplicaciones en cada departamento. El problema más grave es que cada departamento dentro de una empresa puede manejar registros diferentes de información. En efecto, estos repositorios llegan a almacenar big data de diversos formatos de archivos: desde emails hasta datos brutos sin procesar, ni analizar.

Peor aún, esta información queda guardada en equipos, dispositivos o plataformas empleadas exclusivamente por cada área. En lugar de cargarlas en una red u otro directorio compartido. Esto impide obtener un perfil general de los clientes y genera confusión dentro del entorno, afectando la toma de decisiones y todo tipo de gestión.

Con frecuencia, las empresas que inician o reanudan procesos de transformación digital no dan prioridad a la gestión ordenada de datos. Por esta circunstancia, es común que ocurran fragmentaciones en la base de datos que dificultan la gestión unificada de la información entre los diferentes departamentos.

Sus principales desventajas

Como mencionamos anteriormente, poseer silos de datos en diferentes departamentos de tu empresa impide gestionar una información precisa sobre tus clientes actuales y potenciales. A continuación, enumeramos las desventajas más evidentes de estos contenedores aislados de datos:

Proliferación y duplicación de datos

Cuando una empresa no establece una política de gestión de datos de clientes y sobre aspectos inherentes al negocio, probablemente sufrirá una proliferación de datos. Entonces no valdría de nada contar con tecnologías avanzadas de automatización, si hay dificultad para decodificar y convertir estos datos en información útil. En estas circunstancias, los datos duplicados, erróneos, confusos e incompletos son usuales y provocan pérdidas de tiempo y de recursos.

Gasto de espacio de almacenamiento

Para complementar lo anterior, al no disponer de datos precisos dentro de sus sistemas, los colaboradores tienden a extraer respaldos de información de otras fuentes. Y luego procederán a almacenarlos en sus dispositivos, en la red o en la cuenta de cloud de la empresa. Debido a esto, se guardarán datos duplicados, creando más confusión dentro de las versiones más actuales de cada archivo y causando retrasos en la rutina de trabajo.

Menor competitividad

Al no tener una estructura adecuada para captación y análisis de los datos, se generará un retraso significativo en la entrega de la información. Esto trae como consecuencia que los reportes suministrados a los equipos de trabajo sean obsoletos, causando pérdida de oportunidades y acumulación de datos sin estrategia fija.

Pérdida de credibilidad: una consecuencia grave

Como si perder oportunidades de ventas y de crecimiento para tu marca no fuera suficiente, también pones en riesgo la solidez de su reputación. Al tomar decisiones en base a datos erróneos o imprecisos, dejas expuestas tus debilidades y las de tus colaboradores ante el mercado.

Menos comunicación y colaboración

Por otro lado, los silos de datos comprometen la colaboración y comunicación entre tus equipos de trabajo. La gestión individualizada de datos genera incoherencia en la información general, retrasos ocasionados por la verificación y hasta discrepancias insalvables entre colaboradores.

Falta de motivación del recurso humano

De igual forma, las duplicaciones de datos y la acumulación de información obsoleta, afecta el desempeño de los colaboradores que gestionan estos activos. Al intentar mostrar un buen desempeño en base a los datos procesados, les resulta difícil ser evaluados y reconocidos objetivamente. En la misma perspectiva, la cantidad de datos incompletos en el sistema, pueden perjudicar la cultura de trabajo entre los departamentos.

¿Cómo evitar los silos de datos?

En base en lo anterior, queda clara la importancia de identificar y evitar la formación de silos de datos en las organizaciones. Para este propósito, es fundamental implementar una serie de medidas contundentes, entre ellas:

Data governance

Establecer una política de gestión de datos mediante una data governance clara y coherente que comprometa a todos los colaboradores y departamentos de la compañía. En síntesis, este gobierno de datos debe introducir una regulación muy precisa para la captación, procesamiento e intercambio de la información. Dicha normativa debe impulsar la gestión unificada de los activos de datos. 

Calidad de datos

Como parte de la data governance, es imprescindible contar con soluciones digitales que permitan mantener y fortalecer la calidad de los datos. En este aparte, DEYDE atesora dos décadas de experiencia en el desarrollo y suministro de soluciones tecnológicas efectivas para deduplicar, normalizar y enriquecer datos. Gracias a herramientas de este tipo es factible obtener información útil y confiable para la toma de decisiones en tu empresa. De idéntica manera, los datos precisos sobre tus clientes facilitarán procesos como la personalización de ofertas y evitarán costes por devoluciones debido a direcciones incorrectas.

Para finalizar, es importante recordar que una gestión unificada y bien definida de los datos impactará positivamente en el desempeño y desarrollo de tu empresa.