La importancia de tener bases de datos normalizadas

¿Son los datos de tu empresa una solución? ¿O son parte del problema? Mediante las bases de datos normalizadas adquieres una gran capacidad de tomar decisiones fundamentadas en información y conocimientos totalmente fiables. Además, puedes garantizar una mejor experiencia a tus clientes al aplicar estrategias de marketing personalizadas y asegurar los envíos de compras a las personas correctas.

Como veremos más adelante, detalles tan esenciales como un nombre, una dirección o un número mal registrados pueden desvirtuar todo. Desde influir de forma negativa en una decisión puntual para tu compañía o hacer menos efectivas las estrategias; también pueden ocasionar continuas pérdidas por devoluciones.

¿Qué son las bases de datos normalizadas? ¿Qué es la normalización de datos?

En concreto, las bases de datos normalizadas son aquellos conjuntos de información recopilada siguiendo un estándar lógico y preciso para cada categoría. Es decir: nombres, direcciones, números telefónicos, tipo, características, cantidades, registros de compras, etc. Más ampliamente, estas bases de datos son revisadas constantemente para corregir cualquier tipo de anomalía: omisión, error, inexactitud, duplicación y borrado.

Por tanto, podemos definir la normalización de datos como el proceso manual y/o informatizado que permite establecer bases de datos más naturales y limpias, con una estructura simplificada y un tamaño más reducido. De esta manera, será más sencillo localizar, contrastar y recuperar los datos de clientes, proveedores, materias primas y productos.

En este sentido, la normalización de datos impulsa la mejora en la calidad de tus datos gracias a la transformación y la estandarización. Al asumir este criterio con los datos de la empresa, estarás determinando formatos para tus registros de forma consistente en la totalidad de tus sistemas. En consecuencia, facilitarás el uso de una base de datos unificada por parte de los colaboradores de todas las áreas.

¿Por qué es importante contar con bases de datos normalizadas?

Como parte de la estrategia de data management, las bases de datos normalizadas son imprescindibles para las organizaciones. Sin su concurso, podrían enfrentarse a coyunturas negativas como la dificultad para llegar a los clientes, el incremento de los costes operativos y la toma de decisiones empresariales erróneas, originadas por la falta de datos realmente fiables.

Sin duda, los registros normalizados facilitan la navegación a través de la base de datos, lo que en sí mismo es una gran ventaja. La coherencia de los datos allana el camino a la operatividad y a una alta rentabilidad. En síntesis, podemos enumerar cinco ventajas esenciales:  

• Un mayor impacto de las estrategias de marketing en los clientes idóneos, gracias a una información de contacto correcta.
• Los datos normalizados y de calidad permiten tomar decisiones determinantes para el éxito de las compañías. 
• Gracias a la información exacta y completa, los negocios obtienen más agilidad y eficiencia, aparte de ahorros económicos, tiempo y energía en sus operaciones.
• Evitando los silos de datos y las incoherencias derivadas de estos, es posible compartir una información altamente aprovechable por todos los integrantes de la organización.

En otras palabras, la normalización de los datos fortalece las buenas prácticas de gestión de datos que apuntan al éxito. Más aún, si complementas este proceso con otras funciones de calidad de datos, como la limpieza, la deduplicación, enriquecimiento y supervisión automatizadas, tendrás oportunidad de:

• Contar con una base de datos fiable y mejorable con el tiempo.
• Obtener una visión unificada y más amplia del consumidor, que te permita mayor acierto en las estrategias de comunicación y ofertas personalizadas. 
• Tratar los datos personales de forma transparente, de acuerdo a la legislación europea y española sobre la materia.

Otros beneficios relevantes de la normalización de datos

Cuando disponemos de bases de datos normalizadas, tendremos más facilidad para detectar los problemas de la información. Una vez organizados con coherencia, es sencillo evitar la generación de nuevos errores a medida que se van actualizando los datos. En este orden de ideas, podemos considerar otros beneficios relevantes de la normalización de datos:

Protección de datos

La información no organizada corre gran riesgo de extraviarse durante su tratamiento, a consecuencia de anomalías como la eliminación. Por tanto, la pérdida de información en el proceso de actualización de la base de datos es un problema costoso, pero evitable. Tras la normalización, es más sencillo proteger los datos para evitar el tratamiento inadecuado y su extravío entre varias bases de datos. En efecto, los datos normalizados y protegidos incrementan su valor como activos vitales de la empresa.

Facilidad de corrección

Una vez normalizados los datos, la detección de la información inexacta es más fácil. Esto permite corregir los errores y rellenar los espacios vacíos, con el propósito de complementar y añadir coherencia a la información. Peor que la falta de datos es tener datos incorrectos, ya que estos inducen a una percepción errónea sobre la situación de la empresa, sobre sus clientes y activos. De esta manera, las bases de datos normalizadas evitan la toma de decisiones mal informadas y reducen la comisión de errores costosos en las empresas.

Limpieza de la base de datos

Ciertamente, los datos duplicados proporcionan una visión errónea de la cantidad de datos de los que dispone realmente la empresa. En realidad, el business intelligence valora más el propio conocimiento de la empresa que el conocimiento de la competencia. A medida que se incrementa la relevancia de los datos en las organizaciones, mayor es el riesgo de equivocarse con el volumen de información que se posee. Con el objetivo de prevenir esta situación, uno de los objetivos de la normalización es limpiar la base de datos, librarla de duplicados y establecer con claridad la cantidad y clasificación de los datos almacenados.

¿Por qué necesitas una solución automatizada para bases de datos normalizadas?

Supongamos que tu negocio es un ecommerce y tu volumen de ventas y envíos es alto. Si una parte de las direcciones son incorrectas, los costes por devolución disminuirán tu rentabilidad. A lo anterior se debe agregar la insatisfacción del cliente por la tardanza de su pedido, lo que provocará su desconfianza en tu marca. Peor aún es cuando intentas hacer una campaña de email marketing y te das cuenta que las direcciones de correo en tus registros están equivocadas. Incluso las direcciones pueden estar incompletas, ser inexactas o simplemente no figuran en la ubicación correspondiente. Precisamente es aquí donde una solución de normalización de datos puede apoyarte.

Por ejemplo, este recurso puede formatear todos los caracteres alfabéticos en mayúsculas en todos los campos de la base de datos. En cuanto a las direcciones, es capaz de estandarizar casos tan habituales como direcciones que usan Av., Avenida o Avda. Por otro lado, puede eliminar los caracteres extraños de los números de teléfono, como los paréntesis, puntos o guiones. En fin, mediante una solución de normalización de datos, es viable reducir el riesgo de operaciones ineficientes y mensajes no entregados a tus clientes. Esto también te ahorra costes y frustraciones.

MyDataQ es la solución de calidad de datos que necesitas

MyDataQ es un sistema desarrollado por DEYDE para el tratamiento automatizado en la especialidad de normalización, deduplicación y enriquecimiento de bases de datos en las modalidades que mejor se adaptan al sector y tamaño de tu negocio. Esta solución informática actúa sobre los datos de:

• Identificación: nombre, apellidos, ID, etc.
• Localización: direcciones postales, enriquecimiento con variables geográficas, XY, AGEB, sociodemográficas y tipologías de consumo. 
• De contacto: teléfonos y direcciones de correo electrónico.

MyDataQ es un producto creado por DEYDE, empresa tecnológica con base en España y más de 20 años de experiencia en el desarrollo de recursos de data quality. Con presencia en más de 35 países, más de 300 clientes recurrentes -incluyendo prestigiosas marcas- y con más de 1.800 millones de registros procesados anualmente, DEYDE es una de las organizaciones más reconocidas en este segmento.

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