Qué es el MDM o gestión de los datos maestros y por qué es importante
En los últimos años han llegado nuevos actores como las redes sociales y los dispositivos móviles, además de la fuerte tendencia hacia la Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) o el Software como Servicio (SaaS). Esta diversificación de fuentes y aplicaciones hace que las empresas lo tengan más difícil a la hora de obtener informes y cumplir con la legislación vigente. En este punto toma relevancia el MDM.
¿Qué es exactamente el MDM? ¿Por qué es importante para tu empresa implementarlo? ¿Qué ventajas tiene? En este artículo despejamos todas tus dudas en referencia a este concepto.
¿Qué es el MDM?
Empecemos definiendo qué es realmente el MDM. Detrás de estas siglas se encuentra la expresión Master Data Management. En español podríamos traducirlo como gestión de datos maestros. En definitiva, se trata de un conjunto de métodos, utilidades y patrones que permiten a las empresas unir todos sus datos críticos en un solo lugar: el fichero maestro.
El MDM se asegura de que las distintas listas de datos maestros, también denominados en inglés como master data, estén en completa armonía. Es decir, las técnicas MDM logran eliminar cualquier inconsistencia entre las distintas tipologías de datos críticos.
Las prácticas relacionadas con el Master Data Management son fundamentales a la hora de asegurar la consistencia de los datos. Los métodos MDM se aseguran de que la información se mantiene estandarizada, limpia y correctamente integrada. El uso de master data o datos maestros hace las cosas más fáciles a la hora de emplear varias aplicaciones y plataformas.
¿Qué tipos de datos hay en el master data management o MDM?
En los siguientes apartados te explicamos qué tipos de datos manejan las empresas de forma habitual. Cuando se ponen en marcha iniciativas como el MDM, estos datos se integrarán en él. Como es lógico, no todas las empresas van a precisar la misma información. Sin embargo, sin importar de qué sector sean, la mayoría de las empresas almacena los siguientes tipos de datos.
Datos no estructurados
Es aquella información que proviene de fuentes como los correos electrónicos, los documentos digitales, la intranet de la compañía u otros datos de marketing.
Datos transaccionales
En este caso nos referimos a aquellos datos que guardan algún tipo de relación con transacciones de la compañía. Suele ser información que proviene de las ventas, las entregas o las operaciones monetarias. También se incluyen datos de las facturas, las entregas o las reclamaciones, entre otros.
Metadatos
Cuando hablamos de metadatos nos referimos a información acerca de otros datos. Es posible ubicarlos en un repositorio formal o en ficheros XML. También son metadatos las descripciones de los campos dentro de una base de datos o los archivos de registro de actividad, conocidos también como logs. En resumidas cuentas, los metadatos son datos relacionados con otros datos.
Datos jerárquicos
Los datos jerárquicos tienen una gran importancia dentro del MDM. En ellos se almacenan las relaciones que hay entre otros datos. Con ellos es posible definir cuál es la jerarquía entre los distintos elementos de una base de datos.
Datos maestros
Los datos maestros son los datos críticos de una empresa y suelen estar relacionados con cuatro conceptos principales: personas, cosas, lugares y conceptos. Dentro de cada uno de ellos es posible encontrar otras áreas temáticas o tipos de entidad. Para entenderlo mejor, pongamos un ejemplo. Un cliente puede ser ubicado dentro del campo “personas”. No obstante, también es posible hacer lo mismo con un empleado. Y esa segmentación aún puede ser más profunda si la empresa tiene, por ejemplo, clientes preferentes y clientes de menor importancia.
MDM, por qué es tan importante
Master Data Management es una técnica realmente importante. Implementar MDM en tu empresa tiene beneficios claros que aumentan la importancia de estas metodologías. En algunas circunstancias, además, podemos afirmar que el MDM no solo es importante, sino obligatorio.
Fichero maestro, su correcta gestión evita errores
Ya hemos explicado que las técnicas MDM logran la consistencia entre los distintos datos maestros de una empresa. Como esta información se utiliza dentro de una empresa por diversas aplicaciones y departamentos, un fallo en los datos puede hacer caer todo el sistema y provocar un error generalizado.
Los errores de cara al cliente tienen consecuencias fatales. El MDM es muy importante porque evita que haya discrepancias en la información y, como consecuencia, las acciones emprendidas por los diferentes departamentos son exitosas. Sin la correcta gestión de los datos críticos, es más fácil cometer errores y, como consecuencia, perder clientes.
El papel del MDM al fusionar compañías
Otro campo en el que es útil aplicar metodologías de gestión de los datos maestros es en la fusión de dos empresas. Es habitual que esto suceda, sobre todo cuando ambas buscan crecer. Claro, es un verdadero reto que la información almacenada coincida y sea totalmente consistente después de una fusión.
La duplicidad de los datos
El MDM también evita que haya duplicidad de información. Es posible que en distintas bases de datos se aloje la información del mismo cliente. Si en el departamento de atención al cliente utilizan un software como servicio, este deberá recuperar los datos de cada cliente cuando sea necesario. ¿Qué criterio debe seguir el programa para obtener los datos solicitados? ¿Cuál será la base de datos elegida? El MDM es crucial para evitar este tipo de situaciones.
El MDM y el camino hacia la consistencia de los datos maestro
Después de este análisis han quedado resueltas todas las cuestiones que hemos planteado al inicio. Ya sabemos qué es el MDM, cuáles son los tipos de datos que manejan las empresas y qué beneficios tiene el Master Data Management. Incluso, ha quedado patente que los datos críticos de una empresa deben estar administrados de tal manera que sean consistentes. Aplicar el conjunto de metodologías MDM en las empresas es cada vez más necesario. La correcta gestión de los datos es vital para evitar errores de cara al cliente o eliminar cualquier rastro de duplicidad. Por este motivo, cuando se trata de facilitar la fusión entre empresas, el MDM es fundamental.
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