La importancia en la gestión de datos para Pymes

La gestión de datos para Pymes es más necesaria hoy que nunca. De hecho, un efecto importante del desarrollo de las TI y de Internet es poner al alcance de cualquier organización el aprovechamiento de los datos. En consecuencia, tomar decisiones vitales en base a los mismos para el éxito del negocio, no es un privilegio exclusivo de las grandes corporaciones. Las pequeñas y medianas empresas también pueden y deben sacar partido de la gestión de los datos.

Actualmente, explotar las ventajas de los datos generados por canales on y offline es imperativo en las compañías para añadir valor a su oferta. El Estudio sobre el Estado de la Digitalización 2019 publicado por Vodafone reveló que Pymes, microempresas y autónomos poseían bastantes recursos digitales. Específicamente: conectividad a Internet y entre dispositivos, 83% y 75%, respectivamente; plataformas de colaboración (79% y 60%), IoT mediante dispositivos de uso cotidiano (57% ambos). También cuentan con servicios de cloud y hosting (62% y 45%), páginas web y ecommerce (46% y 39%). A esto debemos agregar que, en varios aspectos, estos porcentajes se han incrementado por la aceleración de la transformación digital impulsada por el Covid-19.

Sin embargo, para llevar a cabo una efectiva gestión de datos para Pymes es indispensable tener en cuenta las consideraciones que resumimos a continuación.

Establecer una estrategia: esencial en la gestión de datos para Pymes

En efecto, la gestión de datos para Pymes y empresas de cualquier tamaño requiere de una estrategia adecuada. Sólo mediante un plan organizado es posible abordar con acierto el reto de las 5 Vs de los datos: velocidad, volumen, variedad, valor y veracidad. De modo que establecer políticas y alineamientos precisos ayudará a:

• Hacer factible la integración de los datos.
• Evitar duplicidades, inconsistencias y redundancias en la información.
• Incrementar el rendimiento al usar los datos.
• Aumentar la fiabilidad de los datos de cara a la precisión del análisis.
• Facilitar la toma de decisiones adecuadas basadas en los datos.

En función de ello es fundamental que esta estrategia única incluya acciones muy concretas, entre ellas:

Establecer la Data Governance

En primer lugar, la empresa debe implementar un sólido gobierno de datos. El Data Governance define las políticas, procedimientos, tecnología, roles y responsables críticos para definir una metodología única en la gestión de los activos de datos. Por tanto, los encargados de esta instancia han de aprobar y comunicar las directrices, normativas, métricas y arquitectura aplicados al tratamiento de la información. Asimismo, deben monitorizar el cumplimiento de las pautas y estándares establecidos en todas las áreas y niveles de la organización.

Precisar la arquitectura de datos

En esencia, la arquitectura de datos comprende el desarrollo del modelo de gestión de datos. Esto incluye la configuración de la data base, el almacenamiento e integración de los datos, así como la propuesta de arquitectura para los metadatos. Necesariamente, dicho proceso deberá anticipar la alineación con modelos de tratamiento de información de terceros, como proveedores, distribuidores y/o puntos de venta.

Garantizar la seguridad de los datos

Al día de hoy, la seguridad de los datos no se limita al resguardo de la información como activo valioso de la empresa. También implica salvaguardar la identidad y los datos sobre clientes y usuarios, como lo establece el Reglamento General de Protección de Datos RGPD. En este sentido, garantizar la integridad y confidencialidad de los datos es una prioridad que debe contemplarse en la estrategia de la gestión de datos para Pymes. En síntesis, este concepto engloba todas las acciones necesarias para preservar los datos empresariales ante amenazas de accesos, consultas y modificaciones no autorizadas

Una eficiente gestión requiere tecnología apropiada

Hemos dicho antes que la transformación digital de las empresas va más allá de la incorporación de tecnología e involucra cambios en la cultura corporativa. Pero, sin duda, la gestión de datos supone emplear recursos digitales: conectividad a la red, infraestructura, hardware, CRM, ERP y hasta cloud computing, entre otros.

De manera similar al plan de digitalización, la estrategia de gestión de datos para Pymes debe considerar la incorporación paulatina de herramientas y soluciones. Todo ello permite incrementar la capacidad para la captación y procesamiento de la información. Por ende, es importante anticipar dichas adquisiciones de tecnologías para evitar un desfase con respecto al Data Governance y al plan de Data Management establecidos.

Una tarea imprescindible: integrar la información

En concreto, esta integración consiste en la posibilidad de combinar datos de distintas procedencias con el propósito de obtener una visión unificada de la información. Para tal propósito, son indispensables soluciones que permitan la captación, depuración, seguimiento, adaptación y entrega de los datos heterogéneos y en diversos formatos.

En sí, la idea es lograr la convergencia de los datos procedentes de la cadena de suministro, marketing, ventas y administración en un sistema central. Incluyendo datos captados en la página web, apps y redes sociales. Además, información de estudios de mercado y otros aspectos inherentes al negocio, generados por consultores y hasta datos de sensores IoT en tiendas físicas. De este modo, es factible emplear los datos en conjunto y extraer información valiosa para la toma de decisiones.

Mantener la calidad: indispensable en la gestión de datos para Pymes

En este contexto de datos de distintos formatos, características y procedencias, ¿cómo es posible lograr que la información adquiera y mantenga un estándar de calidad? Para dicho propósito, en principio, es necesario evitar el establecimiento de silos de información en los diferentes departamentos a lo interno de la empresa.

De manera paralela, en el tratamiento y gestión de la información es crítica la aplicación de soluciones capaces de normalizar, deduplicar y enriquecer los datos. Mediante tales tecnologías podemos agregar valor a los datos para lograr obtener el mayor provecho posible de ellos. Lo que, por consiguiente, nos ayudaría a aumentar la eficiencia, a tomar decisiones bien fundamentadas y a fortalecer la experiencia del cliente.

Por esta razón, asegurar la calidad de la información es primordial en la gestión de datos para Pymes y para toda clase de empresas. Los datos precisos, actualizados y unificados son activos valiosos que incrementan la rentabilidad de los negocios en el mundo hiperconectado en el que vivimos.

Más sobre DEYDE

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