Cómo crear una base de datos de calidad
Cada vez son más las empresas que cuentan con una base de datos de calidad como base de su estrategia.
Los siguientes puntos son de gran interés si quieres crear una base de datos de buena calidad para tu empresa u organismo.
¿Cómo crear una base de datos?
Lo primero que hay que tener es el aspecto legal y para ello habrá que notificar a los clientes y/o usuarios determinadas cuestiones de interés.
El problema reside en que, desde la aprobación del Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) ha habido un cambio cualitativo en las exigencias. Hoy no se puede utilizar información sin autorización previa. En consecuencia, los métodos de captación se limitan, y mucho. Esta es una premisa básica para que no tengas problemas con las autoridades. Recuerda que las sanciones hoy pueden alcanzar los 20 millones de euros y el 4 % de la facturación.
Si tienes interés en recabar y utilizar datos, es bueno que sepas cómo hacerlo. Estos son los pasos que te permitirán generar una base de datos para trabajar con criterio:
1. Decide cuál va a ser tu campo de trabajo prioritario
Una de las primeras cosas a plantear es determinar el método a utilizar para recabar el consentimiento. Si trabajas sobre todo a nivel presencial, el formulario de papel es el principal elemento. En cambio, si el campo prioritario es internet, hay que preparar un formulario online.
Otro de los aspectos a tener en cuenta tiene que ver con la rapidez, ya que se antoja fundamental la rapidez de captación de datos. Si se trata de un cliente, habría que darle el formulario cuanto antes para evitar situaciones de vacío legal.
2. Define los campos que necesitas
La definición de los campos es imprescindible porque esa es la información que pedirás a tus clientes o usuarios. Dependiendo de la empresa y de la información que desees obtener habrá que incluir un número mayor o menor de campos, y de una determinada tipología. Por norma general, los principales campos a incluir son nombres, apellidos, teléfonos y correos electrónicos. Así, en función de las necesidades de la empresa u organización, y siempre de forma justificada, puedes pedir datos adicionales.
Contar con soluciones o herramientas especializadas va a ser un puntal para tu trabajo cotidiano. Esto no ha de extrañar porque las consultas serán frecuentes. Por lo tanto, y junto con los campos a definir, ten bien claro cuál es la solución o soluciones que vas a utilizar.
Recuerda que para crear una base de datos de calidad el término medio es lo ideal. No pidas datos de menos porque así te ahorrarás tener que molestar más veces a los interesados. Tampoco es bueno pedir datos de más que no vas a utilizar porque generan más trabajo.
El buen tratamiento de la base de datos es esencial para la toma de decisiones futuras y contar con una herramienta que aporte calidad en primera instancia a tus bases de datos y normalice estos datos en el momento de ser ingresados en un formulario supone una ventaja de cara al futuro. En este caso, contar con una solución de calidad de datos como la que proporciona DEYDE puede ahorrarte problemas a medio y largo plazo, ya que la gestión será más eficaz.
3. Recaba el consentimiento
Recabar el consentimiento es el paso crítico y el más complicado. Recuerda que el consentimiento, según el RGPD, ha de ser claro, expreso e inequívoco. Esto significa, que un cliente o usuario ha de decir «sí» en un formulario que le pida consentimiento para el uso de datos personales.
Piensa que el consentimiento tiene que estar limitado a las cuestiones para las que solicitas los datos. En caso de duda, estás obligado a sopesar tus intereses y los del cliente. Como principio general, se impone la autorregulación.
4. Mantén abierta una línea para solventar incidencias
La nueva normativa obliga a nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO). Este profesional te asesorará para decirte cómo gestionar el día a día de las bases de datos. Hay una obligatoriedad de gestionar incidencias y comunicarlas a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lo antes posible. Hoy se impone la práctica de la autorregulación y en 72 horas. En caso de incumplimiento flagrante, la AEPD puede actuar de oficio o mediante denuncia de un tercero.
Por otra parte, hay que tener presente que la normativa de la antigua Ley de Protección de Datos se ha ampliado. A los antiguos derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición) hay que añadir la portabilidad y el derecho al olvido. Es indispensable que cuentes con una infraestructura a la altura. Recuerda, para la creación de una base de datos de calidad, hay dos puntos que no puedes olvidar, recabar el consentimiento y la normalización de los datos captados desde el origen. Para este último punto las soluciones de calidad diseñadas por DEYDE aportarán la calidad óptima a tu nueva base de datos.
