Cómo crear una base de datos de calidad

Cómo crear una base de datos de calidad

Cada vez son más las empresas que cuentan con una base de datos de calidad como base de su estrategia.

Los siguientes puntos son de gran interés si quieres crear una base de datos de buena calidad para tu empresa u organismo.

¿Cómo crear una base de datos?

Lo primero que hay que tener es el aspecto legal y para ello habrá que notificar a los clientes y/o usuarios determinadas cuestiones de interés.

El problema reside en que, desde la aprobación del Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) ha habido un cambio cualitativo en las exigencias. Hoy no se puede utilizar información sin autorización previa. En consecuencia, los métodos de captación se limitan, y mucho. Esta es una premisa básica para que no tengas problemas con las autoridades. Recuerda que las sanciones hoy pueden alcanzar los 20 millones de euros y el 4 % de la facturación.

Si tienes interés en recabar y utilizar datos, es bueno que sepas cómo hacerlo. Estos son los pasos que te permitirán generar una base de datos para trabajar con criterio:

1. Decide cuál va a ser tu campo de trabajo prioritario

Una de las primeras cosas a plantear es determinar el método a utilizar para recabar el consentimiento. Si trabajas sobre todo a nivel presencial, el formulario de papel es el principal elemento. En cambio, si el campo prioritario es internet, hay que preparar un formulario online.

Otro de los aspectos a tener en cuenta tiene que ver con la rapidez, ya que se antoja fundamental la rapidez de captación de datos. Si se trata de un cliente, habría que darle el formulario cuanto antes para evitar situaciones de vacío legal.

2. Define los campos que necesitas

La definición de los campos es imprescindible porque esa es la información que pedirás a tus clientes o usuarios. Dependiendo de la empresa y de la información que desees obtener habrá que incluir un número mayor o menor de campos, y de una determinada tipología. Por norma general, los principales campos a incluir son nombres, apellidos, teléfonos y correos electrónicos. Así, en función de las necesidades de la empresa u organización, y siempre de forma justificada, puedes pedir datos adicionales.

Contar con soluciones o herramientas especializadas va a ser un puntal para tu trabajo cotidiano. Esto no ha de extrañar porque las consultas serán frecuentes. Por lo tanto, y junto con los campos a definir, ten bien claro cuál es la solución o soluciones que vas a utilizar.

Recuerda que para crear una base de datos de calidad el término medio es lo ideal. No pidas datos de menos porque así te ahorrarás tener que molestar más veces a los interesados. Tampoco es bueno pedir datos de más que no vas a utilizar porque generan más trabajo.

El buen tratamiento de la base de datos es esencial para la toma de decisiones futuras y contar con una herramienta que aporte calidad en primera instancia a tus bases de datos y normalice estos datos en el momento de ser ingresados en un formulario supone una ventaja de cara al futuro. En este caso, contar con una solución de calidad de datos como la que proporciona DEYDE puede ahorrarte problemas a medio y largo plazo, ya que la gestión será más eficaz.

3. Recaba el consentimiento

Recabar el consentimiento es el paso crítico y el más complicado. Recuerda que el consentimiento, según el RGPD, ha de ser claro, expreso e inequívoco. Esto significa, que un cliente o usuario ha de decir «sí» en un formulario que le pida consentimiento para el uso de datos personales.

Piensa que el consentimiento tiene que estar limitado a las cuestiones para las que solicitas los datos. En caso de duda, estás obligado a sopesar tus intereses y los del cliente. Como principio general, se impone la autorregulación.

4. Mantén abierta una línea para solventar incidencias

La nueva normativa obliga a nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO). Este profesional te asesorará para decirte cómo gestionar el día a día de las bases de datos. Hay una obligatoriedad de gestionar incidencias y comunicarlas a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lo antes posible. Hoy se impone la práctica de la autorregulación y en 72 horas. En caso de incumplimiento flagrante, la AEPD puede actuar de oficio o mediante denuncia de un tercero.

Por otra parte, hay que tener presente que la normativa de la antigua Ley de Protección de Datos se ha ampliado. A los antiguos derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición) hay que añadir la portabilidad y el derecho al olvido. Es indispensable que cuentes con una infraestructura a la altura. Recuerda, para la creación de una base de datos de calidad, hay dos puntos que no puedes olvidar, recabar el consentimiento y la normalización de los datos captados desde el origen. Para este último punto las soluciones de calidad diseñadas por DEYDE aportarán la calidad óptima a tu nueva base de datos.

Algunos métodos de verificación de calidad de datos

verificación calidad de datos

La verificación de calidad de datos es un paso fundamental para que tus actividades ganen en calidad. Esta necesidad es para empresas y organizaciones por igual.

Aquí conocerás algunos procedimientos prácticos para llevar a cabo la verificación de calidad de datos.

Las mejores formas de verificación de calidad de datos

La verificación de datos veraces evita múltiples problemas a medio plazo. En primer lugar, te dirigirás al público en el que realmente estás interesado. La segunda ventaja es que ahorrarás tiempo en gestiones de rectificación o modificación sobre la marcha. Además, con una buena política de verificación de datos a priori mejorarás la imagen de tu empresa u organización.

Lo cierto es que mejorar los procesos hoy no es una opción. Los cambios normativos van en la línea de preservar la privacidad de clientes y usuarios. En consecuencia, y si quieres implementar un proceso de captación y verificación de datos, éste ha de ofrecer garantías. Hoy la calidad de datos es mucho más una capacidad.

¿Y cómo realizar una verificación de calidad de datos óptima? Estos son algunos procedimientos útiles y contrastados.

1. Comprueba que los datos que utilizas no están duplicados

El primer elemento a comprobar es que en la base de datos no tienes un nombre con sus datos más de una vez. Recuerda que el envío de comunicaciones duplicadas causa una mala imagen. En consecuencia, este aspecto es básico para mejorar la calidad de una base de datos. La reputación de una empresa u organización se ve cuando no duplica información innecesariamente.

Hoy hay soluciones y herramientas que se encargan de detectar en las bases de datos si existe una duplicidad de datos en cuestión de segundos, y eliminar las entradas de datos que estén duplicadas. De este modo, te evitas tareas interminables de búsqueda de dato por dato de forma manual. En DEYDE disponemos de un módulo de búsqueda y marcaje de duplicados, MyDataQ Dedupe altamente eficaz.

2. Asegúrate de que el uso de los datos es lícito

El RGPD (Reglamento Europeo de Protección de Datos) ha establecido rígidos controles a la captación de datos. Las bases de datos antiguas no servirán si no se ha vuelto a pedir el consentimiento para uso de forma clara, expresa e inequívoca. Este es, pues, un elemento fundamental de comprobación porque podrías ser sancionado. Hoy las multas pueden alcanzar los 20 millones de euros o hasta el 4% de la facturación.

El segundo aspecto que tienes que valorar es el de la Lista Robinson. Hay un listado de personas que han expresado de forma explícita que no desean recibir llamadas de telemarketing. En este sentido, DEYDE dispone de un servicio que consulta la nueva plataforma de ADigital para marcar los Robinson en las bases de datos, evitando posibles denuncias por el envío de publicidad no solicitada a usuarios inscritos en dicha lista.

3. Cerciórate de que todos los datos son relevantes y no falta ninguno necesario

La calidad de una base de datos pasa porque las informaciones que consten sean realmente necesarias. En el pasado, había una cierta tendencia a soslayar esta cuestión e incluir más información de la estrictamente necesarias. Las restricciones sobre la finalidad de captación de datos del RGPD han contribuido a modificar esa percepción.

Eso sí, igual de perjudicial es tener un exceso de datos que el que falten. Por esta razón, cuando revises tu base comprueba si en el algún caso falta un dato de interés. Si es posible, puedes contactar con el interesado para solicitarlo e incluirlo con su consentimiento. Es suficiente con facilitar un formulario escrito o consentimiento telefónico.

Si realizas esta acción con una cierta periodicidad, te resultará sencillo solventar los problemas que se presenten. La corrección y ampliación es una función cotidiana que resultará útil, para posibles enriquecimientos de esta base de datos. Eso sí, recuerda que no puedes utilizar ningún dato que no se ajuste a lo que exige el RGPD. Es más, estos datos se deben destruir.

4. Observa si existe la capacidad de agrupar por campos de interés

La opción de agrupar datos por campos de interés es necesaria para ahorrar tiempo y dinero. Esto debería ser básico, pero aún existe quien no tiene clara esta cuestión. Por esto, el consejo es que utilices aplicaciones que faciliten esta cuestión y que dispongas de los campos necesarios para realizar tu actividad. Esto servirá, a la larga, para notar la diferencia porque encontrarás lo que necesitas en menos tiempo.

La realidad es que esta sencilla maniobra hará mucho por mejorar la calidad de tus datos. Esto, a medio plazo, contribuirá a evitar problemas que dificulten la gestión de los datos. Por lo tanto, no deberías dejarlo pasar para que no haya problemas.

Conclusión

Lo cierto es que el uso de datos personales es útil, siempre que se tenga un buen criterio. Comprobar la calidad de estos, atendiendo a criterios de utilidad y licitud, se convierte en un paso ineludible. Lo que se pretende, en definitiva, es que te evites problemas en el futuro por una gestión deficiente. La verificación de calidad de datos es útil para quien desea que sus datos rindan más y mejoren su capacidad de generar recursos.

En Deyde proporcionamos varias posibilidades y soluciones para mejorar la calidad de las bases de datos, adaptadas a cada empresa. Por eso, si quieres mejorar la gestión de tus bases de datos, no dudes en contactarnos. Lo que soluciones hoy repercutirá positivamente en tu futuro profesional.