7 maneras de recoger datos y utilizarlos a tu favor

recoger datos

La recogida de datos puede ser una tarea esencial a la hora de establecer estrategias efectivas para nuestro negocio a nivel general y en determinadas ramas en particular. En este sentido, existen diferentes formas de recoger datos de tus clientes para poder emplearlos en tu beneficio.

Puntos a tener en cuenta

Lo primero que debemos aclarar son una serie de puntos que hay que tener en cuenta para recoger datos de nuestros posibles clientes. El primero de ellos es que siempre debemos ofrecerles seguridad en nuestro sitio web. Esto pasa por cumplir con toda la normativa relativa a la proyección de datos. De este modo, informaremos acerca del uso que se hará de los datos y, el tipo de comunicación y frecuencia que vamos a establecer con ellos.

En el caso de que sea para una tienda física, se deben recoger datos de forma impresa mediante formulario. En él se debe explicar con claridad cuáles son las condiciones de fidelizarse a tus servicios. Este formulario puede entregarse en el mismo momento en que acudan a tu tienda y aprovechar para explicarles las ventajas que tiene pertenecer a tu «club de clientes».

Al recoger datos también podemos registrar información sobre el comportamiento que tiene cada cliente con sus compras o con cada pedido en concreto. Es así que para ello se pueden emplear “leads” a través de Internet, lo que quiere decir usarlos como clientes potenciales. Esto se hace a través de landing pages específicas, a través de redes sociales o bien a través de formularios en nuestro sitio web. Vayamos ahora con las formas de recoger datos y procesarlas para obtener beneficios de ellos.

1.- Datos creados

Son los datos que no existen de por sí a no ser que se pidan directamente a los clientes o se obtengan de ellos a través de una serie de preguntas. Con ello, se pueden recoger datos acerca de distintas categorías con diferentes metodologías. Estas pueden ser encuestas a personas o bien la captura de datos a través de mecanismos específicos. En esta categoría,  se incluyen los formularios online, las encuestas a los propios empleados o los estudios de mercado. En efecto, todas estas técnicas emplean los datos creados para obtener su información. Sin embargo, para ello requerimos de la colaboración de la persona para recabarlos.

2.- Datos provocados

Por datos provocados entendemos en cierta forma un tipo de datos creados que, sin embargo, son recogidos de una forma pasiva. Lo que se busca es que sean los propios clientes quienes de forma pasiva los suministren. En esta categoría entrarían los sistemas de evaluación donde se puede obtener información.

3.- Datos transaccionales

Son los datos que se generan cada vez que un cliente hace una compra. Se obtiene información acerca de la persona que ha realizado la compra y aspectos como quién lo ha hecho y en qué lugar. Estos, son datos esenciales para las empresas, y sobre todo para los E-commerce, así como para las campañas de marketing y distribución, en las que se les puede sacar mucho partido y rendimiento. Por ejemplo, pueden servir para implementar ofertas concretas o para generar estrategias específicas para un punto en función de los datos recabados.

4.-Datos experimentales

Son datos que en realidad se tratan de una combinación entre los datos transaccionales y los creados. Se crea determinado experimento para que los clientes y consumidores que tenemos reciban diferentes estrategias de marketing a través de los datos creados para ver cómo responden a ellas. Su nombre proviene precisamente de que se hacen pruebas para ver cuál es la respuesta de nuestros clientes frente a las estrategias que implementamos.

5.- Obtener datos compilados

Otra de las formas que existen de recoger datos es mediante la compilación. Esta estrategia consiste en que una empresa en concreto se encarga de recogerlos para posteriormente venderlos a terceros. Son compañías dedicadas a generar grandes bases de datos con información sobre clientes y personas en general, y a las que se puede acceder para poder beneficiarnos de ella.

6.- Captura de datos

Son datos que se recogen de forma pasiva de nuestros clientes y que se crean a partir del uso de dispositivos y aplicaciones. El ejemplo clásico de este tipo es el GPS que emplea los datos obtenidos sobre su uso para desarrollar su propia información. 

7.- Aprovechamiento de los datos generados por los usuarios

Son datos que provienen tanto de las empresas como de los propios clientes y que se encuentran en redes sociales, blogs, foros, etc. La desventaja de estos datos es que están desestructurados y es difícil su aprovechamiento y organización.

Una forma de asegurarnos la recogida de datos correctos en formularios online es mediante la utilización de un autocompletado. Con la inclusión de este sistema en tu aplicación o web podrás aportar a los registros una calidad óptima de los registros e intuitiva para el usuario registrado.

En DEYDE contamos con una solución para la grabación correcto de nombres y direcciones postales con un mínimo de pulsaciones, logrando la máxima calidad de datos en la dirección introducida. Mediante la instalación de MyDataQ Autocompletion lograrás normalizar automáticamente los datos de registro y otorgar una mejora en la experiencia del usuario, así como agilizar los tiempos de registro. En cualquiera de los casos, la forma de aprovechar los datos dependerá del tipo de estrategia y uso que queramos darles. En DEYDE y como expertos en Calidad de Datos podemos ayudarte a organizar y aportar una adecuada calidad a tus datos para que puedas sacarles el máximo rendimiento.

¿Qué es la normalización de bases de datos? Factores a conocer

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La normalización de bases de datos es el hecho por el que una información se sistematiza. Hay algunos aspectos que es necesario conocer para evitar posibles problemas.

¿Qué entendemos por normalizar bases de datos?

A la hora de hablar de normalizar nos referimos al acto de establecer una norma sobre algo, en este caso sobre los datos que figuran en una base de datos. Esta normalización lleva a cabo una separación y estandarización del dato en cuestión que estamos tratando. Por ejemplo, al hablar de normalización de nombres, separamos o campificamos el nombre en cuestión en: “nombre”, “nexo del primer apellido”,  “primer apellido”, “nexo del segundo apellido” y “segundo apellido”.

También normalizamos cuando ciertas palabras comunes las escribimos de una misma forma, como por ejemplo en una base de datos encontramos diferentes formas de escribir la palabra “Avenida”, como puede ser: Avenida, AVDA, Avd, AV, Av., AVA. Avinida, …., y convertimos todas en una misma, como puede ser “AVDA”. Por tanto, no existe una única forma de normalizar algo, si no que el hecho de normalizar consiste en realizarlo de la misma manera.

Qué has de tener en cuenta cuando inicias una normalización de bases de datos

Antes de llevar a cabo cualquier decisión, es que hay que cumplir la legislación de datos. No en vano, con el tiempo este aspecto se ha regulado. El RGPD (Reglamento Europeo de Protección de Datos) obliga a varios aspectos:

  1. La recepción del consentimiento ha de ser clara, expresa e inequívoca. Necesitarás un medio de captación documental o audiovisual. Hay que recordar que el consentimiento tácito ya no está permitido en ningún caso.
  2. Cuando solicites los datos, tienes que contar con una finalidad clara y explícita a la que te has de ceñir. Es decir, tienes que notificar al cliente para qué necesitas los datos y no te puedes desviar del fin.
  3. La normativa te obliga a autorregularte y eliminar datos innecesarios, no solo a petición de parte. El objetivo es que no guardes datos que no vas a utilizar.

Esto significa que, siguiendo la estela del RGPD, la normalización de bases de datos ha de seguir unos estándares. Estos factores te permitirán minimizar las posibilidades de tener problemas.

Cerciórate de que los datos de que dispones son los correctos

La comprobación de datos resulta importante para ahorrar dinero y dar una buena imagen. Es evidente que enviar un correo electrónico o llamar a una persona que no desea información o que ha renunciado a recibirla es una práctica incorrecta. En consecuencia, te conviene revisar que los datos que vas a utilizar sean los adecuados.

Es relativamente fácil cometer errores cuando gestionas unos datos. Equivocarse en una letra en el correo electrónico o en un número de teléfono desbarata todo. Es por ello que conviene redoblar las precauciones en este aspecto, tanto en la captación como en la reproducción. El objetivo es reducir a la mínima expresión las posibilidades de error humano.

La normalización de bases de datos sirve para que no pierdas un tiempo precioso en gestiones. Por lo tanto, este primer paso se convierte en importante para obtener mejores resultados de forma más eficaz.

Elimina cualquier redundancia y/o repetición

La repetición de datos es poco conveniente para tu negocio por dos motivos. En primer lugar, porque con esta situación pierdes tiempo. El segundo motivo es que tienes que realizar más trámites. Hay varias herramientas de deduplicación que te permiten eliminar esos datos redundantes que no son necesarios.

Las repeticiones de datos o redundancias pueden darse por varios motivos. La cuestión principal es que, en estos casos, se están malgastando recursos. Este es uno de los aspectos que debes evitar de todo punto si vas a utilizar tu base de datos para negocios. Ser eficiente no es una opción, sino que tiene un coste de oportunidad.

La idea es clara, depurar tu base de datos para que no tengas ningún tipo de problemas. Esto, a la larga, va a suponer una ventaja competitiva.

Céntrate en aquellos datos que necesitas

Es conveniente que, al crear una base de datos o normalizarla, te centres en los datos necesarios. Muchas veces, hay tal cantidad de información que resulta difícil de gestionar porque genera confusión. Recuerda que, por el RGPD, no puedes utilizar más datos de los estrictamente necesarios. Como principio general, lo bueno si es breve, dos veces bueno porque te compensará.

Pero es que, además, hay otro motivo importante para centrarte en los datos necesarios. ¿Por qué tienes que ocupar más espacio de tu disco duro en datos que no vas a utilizar? Elimina aquello que no necesitas. Es una cuestión de eficiencia que, a la larga, vas a agradecer.

Clasifica los datos según prioridad u orden de importancia

La normalización de bases de datos pasa también por clasificarlos por prioridades u orden de importancia. Por ejemplo, puedes abrir apartados de clientes, proveedores o jerarquizarlos por orden de importancia. La idea es que te resulte más fácil tomar decisiones y encontrar lo que necesitas. Es conveniente que aprendas a encontrar la información que necesitas en cada momento.

Es importante recordar que no siempre todos los datos valen lo mismo. Por lo tanto, cuanto más fácil sea encontrar lo que te interesa menor será el gasto.

Conclusión

La normalización de datos es un proceso necesario para mejorar la productividad. Esto valdrá, indistintamente, para las empresas e instituciones públicas. El objetivo es claro, tener la información ordenada para consultarla cuando se estime conveniente. Cuanto más rápido y menos interferencias haya, mejor para tus intereses.

En DEYDE contamos con una amplia gama de posibilidades para que no te tengas que preocupar por la gestión de los servicios Contamos con experiencia y conocimiento en calidad de datos para aportar a tu empresa la mejor solución posible. Estamos a tu disposición si buscas una herramienta de garantías para ir un paso por delante.

Cómo crear una base de datos de calidad

Cómo crear una base de datos de calidad

Cada vez son más las empresas que cuentan con una base de datos de calidad como base de su estrategia.

Los siguientes puntos son de gran interés si quieres crear una base de datos de buena calidad para tu empresa u organismo.

¿Cómo crear una base de datos?

Lo primero que hay que tener es el aspecto legal y para ello habrá que notificar a los clientes y/o usuarios determinadas cuestiones de interés.

El problema reside en que, desde la aprobación del Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) ha habido un cambio cualitativo en las exigencias. Hoy no se puede utilizar información sin autorización previa. En consecuencia, los métodos de captación se limitan, y mucho. Esta es una premisa básica para que no tengas problemas con las autoridades. Recuerda que las sanciones hoy pueden alcanzar los 20 millones de euros y el 4 % de la facturación.

Si tienes interés en recabar y utilizar datos, es bueno que sepas cómo hacerlo. Estos son los pasos que te permitirán generar una base de datos para trabajar con criterio:

1. Decide cuál va a ser tu campo de trabajo prioritario

Una de las primeras cosas a plantear es determinar el método a utilizar para recabar el consentimiento. Si trabajas sobre todo a nivel presencial, el formulario de papel es el principal elemento. En cambio, si el campo prioritario es internet, hay que preparar un formulario online.

Otro de los aspectos a tener en cuenta tiene que ver con la rapidez, ya que se antoja fundamental la rapidez de captación de datos. Si se trata de un cliente, habría que darle el formulario cuanto antes para evitar situaciones de vacío legal.

2. Define los campos que necesitas

La definición de los campos es imprescindible porque esa es la información que pedirás a tus clientes o usuarios. Dependiendo de la empresa y de la información que desees obtener habrá que incluir un número mayor o menor de campos, y de una determinada tipología. Por norma general, los principales campos a incluir son nombres, apellidos, teléfonos y correos electrónicos. Así, en función de las necesidades de la empresa u organización, y siempre de forma justificada, puedes pedir datos adicionales.

Contar con soluciones o herramientas especializadas va a ser un puntal para tu trabajo cotidiano. Esto no ha de extrañar porque las consultas serán frecuentes. Por lo tanto, y junto con los campos a definir, ten bien claro cuál es la solución o soluciones que vas a utilizar.

Recuerda que para crear una base de datos de calidad el término medio es lo ideal. No pidas datos de menos porque así te ahorrarás tener que molestar más veces a los interesados. Tampoco es bueno pedir datos de más que no vas a utilizar porque generan más trabajo.

El buen tratamiento de la base de datos es esencial para la toma de decisiones futuras y contar con una herramienta que aporte calidad en primera instancia a tus bases de datos y normalice estos datos en el momento de ser ingresados en un formulario supone una ventaja de cara al futuro. En este caso, contar con una solución de calidad de datos como la que proporciona DEYDE puede ahorrarte problemas a medio y largo plazo, ya que la gestión será más eficaz.

3. Recaba el consentimiento

Recabar el consentimiento es el paso crítico y el más complicado. Recuerda que el consentimiento, según el RGPD, ha de ser claro, expreso e inequívoco. Esto significa, que un cliente o usuario ha de decir «sí» en un formulario que le pida consentimiento para el uso de datos personales.

Piensa que el consentimiento tiene que estar limitado a las cuestiones para las que solicitas los datos. En caso de duda, estás obligado a sopesar tus intereses y los del cliente. Como principio general, se impone la autorregulación.

4. Mantén abierta una línea para solventar incidencias

La nueva normativa obliga a nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO). Este profesional te asesorará para decirte cómo gestionar el día a día de las bases de datos. Hay una obligatoriedad de gestionar incidencias y comunicarlas a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lo antes posible. Hoy se impone la práctica de la autorregulación y en 72 horas. En caso de incumplimiento flagrante, la AEPD puede actuar de oficio o mediante denuncia de un tercero.

Por otra parte, hay que tener presente que la normativa de la antigua Ley de Protección de Datos se ha ampliado. A los antiguos derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición) hay que añadir la portabilidad y el derecho al olvido. Es indispensable que cuentes con una infraestructura a la altura. Recuerda, para la creación de una base de datos de calidad, hay dos puntos que no puedes olvidar, recabar el consentimiento y la normalización de los datos captados desde el origen. Para este último punto las soluciones de calidad diseñadas por DEYDE aportarán la calidad óptima a tu nueva base de datos.

Algunos métodos de verificación de calidad de datos

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La verificación de calidad de datos es un paso fundamental para que tus actividades ganen en calidad. Esta necesidad es para empresas y organizaciones por igual.

Aquí conocerás algunos procedimientos prácticos para llevar a cabo la verificación de calidad de datos.

Las mejores formas de verificación de calidad de datos

La verificación de datos veraces evita múltiples problemas a medio plazo. En primer lugar, te dirigirás al público en el que realmente estás interesado. La segunda ventaja es que ahorrarás tiempo en gestiones de rectificación o modificación sobre la marcha. Además, con una buena política de verificación de datos a priori mejorarás la imagen de tu empresa u organización.

Lo cierto es que mejorar los procesos hoy no es una opción. Los cambios normativos van en la línea de preservar la privacidad de clientes y usuarios. En consecuencia, y si quieres implementar un proceso de captación y verificación de datos, éste ha de ofrecer garantías. Hoy la calidad de datos es mucho más una capacidad.

¿Y cómo realizar una verificación de calidad de datos óptima? Estos son algunos procedimientos útiles y contrastados.

1. Comprueba que los datos que utilizas no están duplicados

El primer elemento a comprobar es que en la base de datos no tienes un nombre con sus datos más de una vez. Recuerda que el envío de comunicaciones duplicadas causa una mala imagen. En consecuencia, este aspecto es básico para mejorar la calidad de una base de datos. La reputación de una empresa u organización se ve cuando no duplica información innecesariamente.

Hoy hay soluciones y herramientas que se encargan de detectar en las bases de datos si existe una duplicidad de datos en cuestión de segundos, y eliminar las entradas de datos que estén duplicadas. De este modo, te evitas tareas interminables de búsqueda de dato por dato de forma manual. En DEYDE disponemos de un módulo de búsqueda y marcaje de duplicados, MyDataQ Dedupe altamente eficaz.

2. Asegúrate de que el uso de los datos es lícito

El RGPD (Reglamento Europeo de Protección de Datos) ha establecido rígidos controles a la captación de datos. Las bases de datos antiguas no servirán si no se ha vuelto a pedir el consentimiento para uso de forma clara, expresa e inequívoca. Este es, pues, un elemento fundamental de comprobación porque podrías ser sancionado. Hoy las multas pueden alcanzar los 20 millones de euros o hasta el 4% de la facturación.

El segundo aspecto que tienes que valorar es el de la Lista Robinson. Hay un listado de personas que han expresado de forma explícita que no desean recibir llamadas de telemarketing. En este sentido, DEYDE dispone de un servicio que consulta la nueva plataforma de ADigital para marcar los Robinson en las bases de datos, evitando posibles denuncias por el envío de publicidad no solicitada a usuarios inscritos en dicha lista.

3. Cerciórate de que todos los datos son relevantes y no falta ninguno necesario

La calidad de una base de datos pasa porque las informaciones que consten sean realmente necesarias. En el pasado, había una cierta tendencia a soslayar esta cuestión e incluir más información de la estrictamente necesarias. Las restricciones sobre la finalidad de captación de datos del RGPD han contribuido a modificar esa percepción.

Eso sí, igual de perjudicial es tener un exceso de datos que el que falten. Por esta razón, cuando revises tu base comprueba si en el algún caso falta un dato de interés. Si es posible, puedes contactar con el interesado para solicitarlo e incluirlo con su consentimiento. Es suficiente con facilitar un formulario escrito o consentimiento telefónico.

Si realizas esta acción con una cierta periodicidad, te resultará sencillo solventar los problemas que se presenten. La corrección y ampliación es una función cotidiana que resultará útil, para posibles enriquecimientos de esta base de datos. Eso sí, recuerda que no puedes utilizar ningún dato que no se ajuste a lo que exige el RGPD. Es más, estos datos se deben destruir.

4. Observa si existe la capacidad de agrupar por campos de interés

La opción de agrupar datos por campos de interés es necesaria para ahorrar tiempo y dinero. Esto debería ser básico, pero aún existe quien no tiene clara esta cuestión. Por esto, el consejo es que utilices aplicaciones que faciliten esta cuestión y que dispongas de los campos necesarios para realizar tu actividad. Esto servirá, a la larga, para notar la diferencia porque encontrarás lo que necesitas en menos tiempo.

La realidad es que esta sencilla maniobra hará mucho por mejorar la calidad de tus datos. Esto, a medio plazo, contribuirá a evitar problemas que dificulten la gestión de los datos. Por lo tanto, no deberías dejarlo pasar para que no haya problemas.

Conclusión

Lo cierto es que el uso de datos personales es útil, siempre que se tenga un buen criterio. Comprobar la calidad de estos, atendiendo a criterios de utilidad y licitud, se convierte en un paso ineludible. Lo que se pretende, en definitiva, es que te evites problemas en el futuro por una gestión deficiente. La verificación de calidad de datos es útil para quien desea que sus datos rindan más y mejoren su capacidad de generar recursos.

En Deyde proporcionamos varias posibilidades y soluciones para mejorar la calidad de las bases de datos, adaptadas a cada empresa. Por eso, si quieres mejorar la gestión de tus bases de datos, no dudes en contactarnos. Lo que soluciones hoy repercutirá positivamente en tu futuro profesional.